Overnight Field Trip Chaperones/Acompañantes de Paseo

Overnight Field Trip Update
Ms. Velazquez’s Class

Wednesday, April 3, 2012

Dear parents,

The 4th and 5th grade teachers are finalizing the accounting for how much money we’ve raised and still need to raise for the overnight field trips. One thing that came up as a last-minute expense for my class last year was transportation. We didn’t have enough chaperones able to drive enough students to Hancock Field Station and had to rent a van, which added $20 to the cost of the trip per student. I’d like to avoid doing that this year if possible.


So, I am asking now who would like to come chaperone the class and who is able to drive their car and a group of students.


I feel I must be very frank here because this has been a concern for me in the past. The ideal chaperone in my mind is a parent who is able to focus on helping all students stay safe and get the best educational experience from the field trip. That means remaining responsible for the students in your group at all times of the day, and helping them stay focused. Most parents, if not all, will have to share sleeping accommodations with the students. This will be done according to gender. Ideally, everyone who chaperones also drives a good amount of students, so we save resources. Chaperones don’t have to pay their own way, but the cost of their registration is raised by the class. So, I need to take as few people as possible in order to save money to the whole class. I am thinking that if drivers are able to take 5 or 6 students, as in a van, 5 or 6 parents will be enough.


You may also wish to help the class by driving only, and not spending the night. This would be a very valuable contribution if we don’t get enough chaperones who are also able to drive. The plan is to reimburse all the drivers for the cost of the gas. Drivers will be required to present copy of driver’s license and proof of insurance with coverage letter.


Hancock Field Station is a science camp run by OMSI. It is located on a beautiful dessert area in Fossil, Oregon, about 3.5 hours east of Portland. There are day and evening time educational activities for the students related to fossils, astronomy, dessert habitats, animal and plant classification and much more. Students sleep on individual bunk beds in large cabins. They have access to showers and a cafeteria with meals prepared onsite. We will depart first thing Monday, May 21. The plan is to return to school Wednesday, May 23 at about 3 p.m. Many more details will follow about specific packing lists for the trip and the cost per student very soon.

Please let me know if you can help:

________________ I can chaperone and I can drive my own car. I can take (number)_____________ kids.

________________ I can help with the driving on the way there, but not chaperone. I can take ________ kids.

________________ I can help with the driving on the way back, but not chaperone. I can take _______ kids.

________________ I can chaperone but don’t have a car to drive on this trip.

My name: _____________________________________________________________________

My child’s name: _____________________________________________________________




Viaje de Trasnoche para la clase
La Maestra Alma

3 de abril de 2012

Queridos padres,

Las maestras de 4to y 5to grados estan finalizando los calculos financieros para entender cuanto dinero se ha recaudado para los viajes de trasnoche. Un problema que sucedió al la ultima hora para mi clase el año pasado fue la falta de transporte. No tuvimos bastantes padres que pudieran llevar a la clase a Hancock Field Station y tuvimos que rentar una camioneta van, lo cual añadió un total de $20 al costo del paseo para cada estudiante. Me gustaría evitar eso si fuera posible este año.


Por esa razón quiero preguntar ahora a que padres les gustaría acompañar a la clase al paseo y quienes pueden llevar estudiantes en su vehiculo.


Ahora, tengo que ser franca y decirles que piensen muy bien antes de aceptar el trabajo de acompañarnos en el paseo. La persona ideal que nos acompañe es un padre o madre de familia que puede enfocarse en ayudar a todos los estudiantes a mantener la seguridad y recibir la mejor experiencia educativa posible del paseo.


Esto quiere decir que la persona se hará constantemente responsable por lo estudiantes en su grupo durante el día y les ayudará a mantener el enfoque. La mayoría de los adultos tendrán que compartir un dormitorio con los estudiantes. Esto se hará de acuerdo a genero.


Idealmente, todos los adultos también manejan un auto y pueden llevar a un buen número de estudiantes, para poder ahorrarnos recursos. Los adultos no pagan por su registración. Esos costos se pagan por los estudiantes en la clase. (El costo del registro de la maestra lo paga la escuela.) Asi que es importante que llevemos solo los padres necesarios. Yo creo que si cada padre/madre puede llevar a 5 o 6 estudiantes, solo se necesitan como 5 o 6 padres que ayuden.


Quiza usted solo quiere ayudar con el transporte y no quedarse en el campamento. Esta seria una contribución muy importante si no tenemos bastantes adultos que puedan manejar. El plan que reembolsarles a todas las personas que conducen su auto por el costo de la gasolina. Los conductores tendrán que presentar prueba de licencia de manejo, así como prueba de seguro de auto.


Hancock Field Station es un campamento de estudios científicos que es organizado por el museo estatal científico OMSI. El campamento esta localizado en un área desértica en Fossil, Oregon, como a 3.5 horas al este de Portland. Se ofrecen actividades educativas de noches y de día relacionadas con la astronomía, hábitats del desierto, la clasificación de plantas y animales y mucho mas.


Los estudiantes dormirán en camas literas individuales en cabañas grandes. Tendrán acceso a regaderas y una cafetería con comida preparada a mano allí mismo. Partiremos al comenzar de la escuela el lunes 21 de mayo y regresaremos para la salida de la escuela del miércoles 23 de mayo. Muchos mas detalles vendrán pronto acerca de que empacar para el viaje y el costo por estudiante.


Por favor avíseme si usted puede ayudar:

________________ Yo puedo acompañar a la clase y llevar (número) _________ niños en mi carro.

________________ Yo puedo transportar a (número) ____________ niños de ida en mi carro pero no me puedo quedar.
________________ Yo puedo transportar a (número) ____________ niños de regreso en mi carro pero no me puedo quedar.
________________ Yo puedo acompañar a la clase pero no puedo manejar.

Mi nombre: _____________________________________________________________________
El nombre de mi niño: _____________________________________________________________